EU-subsidie aanvragen? Leer van praktijkcases Life Goals, More2Win en NOC*NSF

Stichting Life Goals, More2Win en NOC*NSF samen met NeVoBo: deze drie partijen hebben in 2019 een aanvraag ingediend voor een Europese sportsubsidie. Twee van hen konden een vreugdedansje maken; een van hen trok aan het kortste eind. Van alle drie verhalen valt veel te leren. Wat komt er kijken bij een subsidieaanvraag voor een sportproject of -evenement bij het Europese Erasmus+ Sport programma of andere Europese subsidierondes?

Stichting Life Goals Nederland/Life Goals Games 2020

Life Goals wil als stichting kwetsbare mensen met sport structureel in beweging brengen via lokale beweegprogramma’s voor dak- en thuislozen, tienermoeders, ex-gedetineerden, verslaafden en andere kwetsbare groepen. Zo helpt Life Goals op dit moment al 25 gemeenten en sportservicebureaus het thema sport structureel in te vullen in het sociale domein.

In 2015 was de stichting betrokken bij de Homeless World Cup, een voetbalkampioenschap voor dak- en thuislozen op het museumplein in Amsterdam. De stichting opteerde in 2019 voor the Life Goal Games 2020, een internationaal multi-sportevenement voor mensen uit de maatschappelijke opvang, dat tijdens de Europese Sportweek 2020 zal plaatsvinden. Zes dagen zal de Esplanade in Almere het ontmoetingsterrein zijn van 320 multisporters uit tien landen. De projectaanvraag werd deze zomer gehonoreerd met een toekenning van 300.000 euro vanuit Erasmus+ Sport.

Wessel Schaling, landelijk coördinator van Life Goals, licht de aanvraag toe: “We hebben gekozen voor een evenement tijdens de Europese Sportweek, ook al konden we daardoor twee ton minder aanvragen. We hebben ons heel bewust verbonden aan een al bekend Europees sportfenomeen. Onze aanvraag bevat ook een educatief deel: een professionele kaderopleiding voor Social Sport Coach, wat aansluit op de educatieve doelstellingen van het Erasmus+ programma. Deelnemers kunnen tijdens het evenement een cursus volgen waarmee ze mogelijk als Assistent Social Sport Coach aan de slag kunnen binnen hun eigen programma’s.”

Bij de aanvraag is het Europese netwerk van de Homeless World Cup heel handig gebleken, zo weet Wessel Schaling: “We hoefden daardoor niet naar partners te zoeken.” Life Goals heeft zich bij de subsidieaanvraag laten begeleiden door een gespecialiseerd bureau, namelijk Sportsubsidie.nl. Wessels’ tip: “ Een aanvraag eist enorm veel tijd en energie, dus doe het niet alleen: zoek mensen om je heen uit andere organisaties die kunnen meehelpen.”

En zijn laatste tip: “Erasmus+ gaat uit van cofinanciering. De drie ton subsidie dekt de totale begroting van 5,5 ton niet. Wees er dus op voorbereid dat je cofinanciers al bij je aanvraag in beeld hebt.”

More2Win/Vluchtelingen als vrijwilligers bij events

De doelstelling van More2Win is om meer winnaars te creëren bij sportevenementen, ook buiten het stadion. De stichting verbindt grootschalige sportevenementen zoals de Olympische Spelen of Europese of Wereldkampioenschappen aan sociale en duurzame doelen voor kansarme groepen.

De aanleiding volgens Tim van Dooren van More2Win: de Olympische Spelen van 2016 (Brazilië) werden verrassend mede geopend door een Refugee Olympic Team: een equipe van spelers die door hun vluchtelingenstatus niet voor hun eigen landen konden uitkomen. Het Olympisch Comité liet deze equipe toe bij wijze van statement.

Voor Erasmus+ diende de stichting een projectaanvraag in waarin ze het structurele tekort aan vrijwilligers bij grote sportevenementen en sportverenigingen koppelde aan de werkloosheid onder statushouders in ons land. Het inzetten van vluchtelingen als vrijwilligers helpt volgens More2Win verenigingen hun tekorten op te lossen en het helpt statushouders aan de noodzakelijke eerste werkervaring in Nederland en een gemakkelijker entree in de Nederlandse samenleving. Niet alleen doordat ze de taal en de cultuur sneller begrijpen maar ook omdat het een vorm van assessment is: sportverenigingen en sportevenementen hebben doorgaans warme ingangen voor het doorgeleiden van vrijwilligers naar een betaalde baan.

De Erasmus+ projectaanvraag ‘Sport as tool for integration’ richtte zich op het inzetten van statushouders bij meer dan 35 sportevenementen in vier Nederlandse steden. 290.000 euro werd aangevraagd voor 2,5 jaar. Op de aanvraag is volgens Tim van Dooren, oprichter van More2Win, geen reactie gekomen; geen bevestiging noch een officiële afwijzing. Niet duidelijk is dan ook waarom de projectaanvraag precies is afgewezen; daar gaat hij nog achteraan om ervan te leren.

Maar Tim van Dooren kan inmiddels wel enkele redenen bedenken: “Bij ons project waren geen Europese partners betrokken, wat een basiseis is voor het Erasmus+ programma. Ook ontbrak een landelijk gerenommeerde partner die al bekend is in het netwerk van Erasmus+. Ook hebben we ons onvoldoende gerealiseerd dat het thema sport wel centraal moest staan: onze aanvraag richtte zich vooral op vrijwilligerswerk, minder op het sportieve element. En tenslotte zouden we het project slechts in vier Brabantse gemeenten organiseren; waarschijnlijk vond ‘Brussel’ dat een te beperkte impact”.

Inmiddels heeft More2Win veel geleerd van deze eerste poging, waardoor een eventuele tweede aanvraag in een volgend jaar veel meer kans van slagen heeft. Van Dooren geeft in elk geval deze procestip mee: “Ga in elk geval altijd zelf achter feedback aan.” Oftewel: zet al je voelhorens uit, boor nieuwe en oude netwerken aan en check op alle momenten in het aanvraagproces op je op de goede weg zit. Dan is je kans van slagen veel groter.

NOC*NSF/World2Win (beach)volleybal

NOC*NSF is namens de Nederlandse Volleybalbond hoofdaanvrager van het project World2Win (Beach)Volleybal dat samen met drie andere volleybalbonden in België, Frankrijk en Senegal en het Senegalese NOC wordt uitgevoerd. Ze hebben gebruik gemaakt van een zogenaamde preparatory action van het Europese Parlement: dit zijn kleine, kortdurende subsidiecalls die vaak als pilot dienen om nieuwe beleidsvoornemens te testen.

Het bijzondere van de aanvraag was dat tussen het moment van ontdekken van de call en de deadline maar drie weken zat, en dat ook nog eens in een deel van de zomervakantie. Alleen al het krijgen van de juiste handtekeningen van de officiëe vertegenwoordigers is dan een uitdaging. Maar omdat het project zo goed aansloot bij waar de volleybalbond toch al mee bezig was en er dus geen hele nieuwe acties hoefden te worden uitgeschreven, hebben ze toch met elkaar de schouders eronder gezet. En met succes dus!

Het project start een internationale samenwerking en uitwisseling om het (inter)nationale volleybal verder te ontwikkelen, onder andere met duurzame verbeteringen in bijvoorbeeld volleybalmanagement en -organisatie, het technisch kader en talentontwikkeling. Met de partners wordt niet alleen kennis en ervaring bijvoorbeeld met coachopleidingen of organisatie van evenementen uitgewisseld, maar ook coaches zelf.

Het project focust op verschillende actuele gebeurtenissen en thema’s. Zo is bijvoorbeeld de komende Youth Olympic Games 2022 in Dakar (Senegal), als onderdeel gekozen om aandacht te besteden aan de wijze waarop jonge (beach)volleybal talenten door opgeleide coaches worden klaargestoomd voor dat toernooi. Ook wordt bestudeerd hoe een dergelijk evenement in specifieke culturele omstandigheden wordt georganiseerd. Bij het WK Volleybal Vrouwen in 2022 wordt ingezet op een deelproject ‘girls empowerment’. De resultaten van het project worden in producten vertaald die alle partners kunnen gebruiken in hun eigen specifieke context.

Ingrid van Gelder en Kees Sijbesma vormen binnen NOC*NSF ‘Team-EU’, een nieuwe service voor sportbonden op het gebied van EU en financiering. Terugkijkend op het supersnelle aanvraagproces, heeft Van Gelder nog wel wat adviezen: “Spreek de projectinhoud vooraf zorgvuldig door en leg die vast met alle partners. Als je programma wordt goedgekeurd, kun je niet later nog eens zaken bijstellen.”

NOC*NSF kon voor dit project snel partners vinden via het eigen, bestaande internationale netwerk: voor deze preparatory action moesten de projectaanvragers uit drie EU-landen en een land van een ander continent komen. Daarnaast was het handig dat de Internationale Volleybal Bond FIVB de benodigde materialen en onderbouwing kon leveren.

Van Gelder geeft ook nog praktische tips mee: “Doe het vooral samen, alleen al omdat er een behoorlijk aantal documenten wordt vereist, waarbij vele handen licht werk maken. Het is belangrijk dat alle formats strikt en op tijd worden ingediend. Je wilt niet meemaken dat je aanvraag door enkele ontbrekende CV’s wordt afgewezen… Besluitvorming met andere landen kost tijd, vaak door andere hiërarchische beslissingslijnen. Ook duidelijke afspraken over de financiële verantwoordelijkheden moeten al bij de aanvraag bekend zijn. Kortom: begin op tijd!”

Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van de Erasmus inspiratiebijeenkomst Europa en Sport, die Kenniscentrum Sport op 28 november 2019 organiseerde samen met VWS, NOC*NSF, VSG en met medewerking van Sportsubsidie.nl.

En dan nog dit: laatste aanbevelingen

• Ook al ding je dit keer niet mee, volg de berichtgeving rond Erasmus+ Sport, zodat je voor een volgende keer alvast een goede voorbereiding hebt;
• Bouw aan je netwerk binnen Europa voor toekomstige projecten (bijvoorbeeld tijdens Sport Info Day);
• Als we ons in Nederland beter organiseren en meer samenwerken, laten we minder Europees geld liggen;
• Er is ook behoefte aan praktische workshops waarin je met ervaren aanvragers door de papierwinkel gaat die bij een aanvraag en bij de verantwoording hoort;
• Het gaat bij je motivatie voor een aanvraag niet alleen om het geld, maar ook of het project een Europese meerwaarde heeft;
• De organiserende partijen van deze bijeenkomst gaan komend jaar nadenken of en zo ja hoe een helpdesk moet worden ingericht voor Erasmus+ Sport;
• Neem ook de tijd voor het bestuderen van wat je moet verantwoorden en neem dat gedurende je hele projecttijd mee;
• Er is meer dan Erasmus+ Sport voor de sport: kijk ook op de website van het Nederlands Jeugdinstituut voor mobiliteitsprogramma’s voor coaches binnen Erasmus+ Jeugd.