Praktijkvoorbeeld nieuwe privacywetgeving: het Watersportverbond

Alle organisaties, ook sportverenigingen, die werken met persoonsgegevens moeten voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Sportclubs verwerken persoonsgegevens voor onder andere het lidmaatschap, trainingen en wedstrijden; zulke gegevens zijn door de AVG niet meer zomaar te verkrijgen of te verstrekken. Voor de gemiddelde sportvereniging is de nieuwe wetgeving best ingewikkeld. Het Watersportverbond wil daarom zijn lid-verenigingen graag helpen bij het voldoen aan de nieuwe verordening.

Alles uit de kast

“Dit is een onderwerp dat al onze lid-verenigingen aan gaat. Bij uitstek dus een onderwerp dat wij als bond kunnen oppakken”, aldus Hedwich Kuipers, coördinator verenigingsondersteuning bij het Watersportverbond. “We merkten dat verenigingen nog helemaal niet zo bezig waren met dit onderwerp. Omdat het wel om wetgeving gaat waar ze straks aan moeten voldoen, halen we alles uit de kast om de bestuursleden bewust te maken van het feit dat ze aan de slag moeten met deze wetgeving en om ze vervolgens te ondersteunen met het voldoen aan de wet.”

Voorlichting

“We zijn afgelopen najaar begonnen met de verenigingen voor te lichten via artikelen in onze maandelijkse besturennieuwsbrief. Dit zullen we ook de komende maanden blijven doen. Je bereikt verenigingen vaak niet met één bericht, je moet dus blijven herhalen. In januari hebben we een thema avond georganiseerd. Een advocate, gespecialiseerd in privacy recht, heeft deze avond een presentatie gehouden speciaal voor onze verenigingen. Het goede aan deze avond was dat de verenigingen hele praktische handvatten hebben meegekregen en nu weten wat voor hun de belangrijkste zaken zijn om mee aan de slag te gaan.”

Online tool

Een ander praktisch handvat dat we onze verenigingen kunnen geven is de online tool van Stichting AVG voor Verenigingen. De tool is door NOC*NSF speciaal aangepast voor sportverenigingen. Dit programma kost normaal minimaal 250 euro, maar omdat we met zo’n 30 sportbonden inlogcodes via NOC*NSF inkopen, kunnen we de prijs zo laag houden dat het Watersportverbond de kosten voor zijn rekening neemt en we het programma kosteloos ter beschikking kunnen stellen aan onze verenigingen. Het enige dat de verenigingen hoeven te doen is een inlogcode aanvragen. Inmiddels heeft bijna de helft van onze verenigingen dat gedaan. Dat is al een heel goede score, maar we zouden natuurlijk graag zien dat al onze verenigingen een inlogcode aanvragen.

Website

Om de meeste vragen af te vangen hebben we een speciale website (red.: inmiddels een aangepaste webpagina Zo voldoet je vereniging aan de AVG) gemaakt over dit onderwerp. Hier verzamelen we alle relevante informatie over de AVG. Alle collega’s die vragen over de AVG krijgen, kunnen iedereen gemakkelijk doorverwijzen naar deze website.

En verder

De bestuursleden moeten zich er vooral van bewust zijn dat ze aan de slag moeten. We grijpen daarom iedere mogelijkheid aan om onze verenigingen te attenderen op de nieuwe wetgeving en op onze ondersteuningsmogelijkheden. Zo zijn er de komende weken nog een aantal regiovergaderingen in het land, waar we het onderwerp op de agenda zetten. Ook op onze ALV in april zullen we er nog de nodige aandacht aan besteden. We verwachten dat begin mei ruim driekwart van onze verenigingen de online tool heeft aangevraagd.

Tips voor andere bonden:

• Zorg dat alle verenigingen zich er in ieder geval bewust van zijn dat ze aan de slag moeten. Vooral de kleine verenigingen denken dat deze wetgeving hun niet aan gaat.
• Verzamel alle informatie op één plek verzamelt en stel het beschikbaar voor je verenigingen, bijvoorbeeld op je website of een intranet. Dit scheelt veel vragen en iedereen binnen de bond die inhoudelijk niet voldoende op de hoogte is van dit onderwerp, kan verenigingen hiernaar doorverwijzen.
• Grijp iedere mogelijkheid aan om verenigingen bewust te maken van het onderwerp. Dit kan bijvoorbeeld door het uitdelen van een flyer op alle bijeenkomsten waar meerdere verenigingen bij elkaar komen, zoals vergaderingen of thema bijeenkomsten.