Hoe kies je voor een goede vorm van besturen

Hoe houd je het besturen van jouw vereniging flexibel en leuk? Hoe kies je de juiste bestuursaanpak in een bepaalde context. Kenniscentrum Sport nam deel aan onderzoek dat goede voorbeelden ophaalde.

In de Kennisbank Sport en Bewegen kun je het volledige rapport downloaden

Waar lopen verenigingen tegenaan

In de sectoren sport, cultuur en scouting worden activiteiten vormgegeven door besturen die door vrijwilligers worden geleid. Deze vrijwilligers in het bestuur beleven plezier aan het leiden van een organisatie en hebben een belang bij het goed functioneren van de vereniging. Door maatschappelijke ontwikkelingen (individualisering, vergrijzing en technologisering) is het echter steeds moeilijker om geschikte mensen te vinden die zich als bestuurder voor verenigingen willen inzetten. Zij weten minder tijd te vinden in hun drukke agenda’s, of ze zien op tegen de dagelijkse beslommeringen en verantwoordelijkheden die het besturen van een vereniging met zich meebrengt.

Verenigingen hebben manieren gevonden om het uitvoerende vrijwilligerswerk flexibel te maken. Bestuursfuncties in verenigingen zijn echter vaak nog erg traditioneel georganiseerd, zeker vanuit het perspectief van vrijwilligerswerk. Dat vraagt veel tijd en energie van bestuursleden. Vanuit de sectoren sport, cultuur en scouting kwam daarom de vraag naar boven of er verenigingsbestuurders zijn die een oplossing hebben gevonden op de vraag hoe besturen passend gemaakt kan worden voor de huidige tijd.

Belangrijkste behoeften: flexibiliteit en plezier

Uit de interviews met bestuursleden uit sport, cultuur en scouting komen twee behoeften naar voren.

• Besturen willen het besturen flexibiliseren, waardoor de werkzaamheden beter te combineren zijn met andere tijdrovende klussen.
• En, niet onbelangrijk, het moet het besturen aantrekkelijker maken.

Bij die insteek past het professioneel en ‘agile’ benaderen van het bestuurswerk. Agile betekent in dit geval: vermijd moeizame traditionele invullingen van bestuursrollen, doe wat moet gebeuren en maak slim gebruik van de in de vereniging aanwezige kennis en expertise.

Daarnaast leeft bij bestuursleden de vraag hoe ze nieuwe vormen van vrijwillige energie in de vereniging kunnen vinden en aanboren. Hoe kan je eigenaarschap over taken of uitdagingen leggen bij mensen die er een belang bij hebben en die het leuk vinden om iets toe te voegen aan wat er is.

Twee stijlen van besturen

Uit de analyse van bestuurservaringen worden twee dynamieken – of stijlen – in besturen zichtbaar:

• Soms ligt de focus op delen en verbinden.
• Soms ligt de focus op lean en mean organiseren.

Bestuurders van verenigingen gebruiken beide technieken soms gelijktijdig, maar soms ook afzonderlijk. Dat is vaak afhankelijk van de beleidskwestie waar een bestuur mee aan de slag gaat. Soms is een aanpak die delen en verbinden tot in de haarvaten van de vereniging voorop stelt, de beste weg om te bewandelen voor een bestuur. Terwijl andere kwesties in hoog tempo door het bestuur in een lean en mean plan van handelen, opgelost worden. Beide invalshoeken zijn waardevol voor een vereniging. Tegelijkertijd is het ook zo dat besturen gewoonten ontwikkelen die één van beide aanpakken soms doen vergeten.

Welke bestuursstijl hanteert jouw vereniging?

Beide aanpakken zijn door de onderzoekers in een model gezet. Dat model helpt bestuursleden helpen om hun eigen werkwijze eens goed te bekijken. Het model helpt om stil te staan bij jouw eigen stijl als individueel bestuurslid. Maar ook om in gesprek te gaan over hoe je als bestuur als geheel geneigd bent om jouw verantwoordelijkheid vorm te geven. Nog twee voorbeelden:

• Bij het lean en mean-benaderen legt het bestuur de nadruk op de kernactiviteiten van de verenigingen, met een focus op kwaliteit van dienstverlening en flexibel aanbod. De gedachte achter dit perspectief is dat de activiteiten van de vereniging zo effectief mogelijk in de beschikbare tijd georganiseerd worden.
• Het delen en verbinden gaat juist uit van de gedachte dat besturen een gedeelde verantwoordelijkheid is van alle leden die bijdraagt aan een hechte vereniging. Een vereniging waar nieuwe vormen van vrijwillige energie gestimuleerd worden en iedereen uitgedaagd wordt om mee te doen. Daar is de vraag: ‘Hoe kun je eigenaarschap over taken of uitdagingen leggen bij mensen die dat leuk vinden of er een belang bij hebben en die daar nog niet perse heel erg goed in zijn?’

Let op! Vaak kennen besturen beide stijlen, of hebben mensen een bepaalde voorkeur. Het gaat er om dat je kijkt welke aanpak het meest voor de hand ligt bij een bepaalde vraag of taak. Of dat je bewust even door beide brillen naar een kwestie kijkt voor dat je een strategie bedenkt. Sommige vragen lenen zich meer voor een snelle gestandaardiseerde aanpak vanuit het bestuur of door het inschakelen van experts. Andere vragen hebben meer aan de ervaringen of belangstelling die specifieke leden, buiten het bestuur, hebben in de vereniging en wordt iets van onderaf ontwikkeld en gedragen door vele leden uitgedacht.

Welke strategie kiest jouw vereniging?

De omgeving van de vereniging, zowel de leden als de vraag van buiten, speelt een rol bij de strategie die je als bestuur kiest. Is er een stabiele vraag naar jouw aanbod en is de vereniging financieel en juridisch gezond? Dan ligt een keuze voor lean & mean voor de hand. Een sterk dynamische omgeving met veel veranderingen echter vraagt een aanpak van delen en verbinden om de veranderingen het hoofd te bieden en om mee te bewegen. Geregeld domineert een van de twee perspectieven binnen een bestuur, maar vaker kennen besturen gelukkig mengvormen. Aan de slag gaan met het model helpt je als bestuur om waar nodig jouw accent te verleggen: juist wat strakker organiseren of mensen de ruimte geven een bijdrage te leveren aan de verandering.

Ga om tafel met diverse lokale besturen

Als je als bestuur een sterke voorkeursstijl hebt, loop je het risico om te zakelijk of afstandelijk te opereren en de binding met jouw leden kwijt te raken. Leg je vraagstukken laag in de vereniging, dan moet je ook de oplossingen accepteren die daar bedacht worden en dat vraagt om loslaten.

Alle besturen lopen tegen deze vraagstukken aan, en het is waardevol om kennis en ervaringen uit te wisselen. Al tijdens het onderzoek bleek het erg stimulerend te zijn om in gesprek te gaan met bestuursleden in een gemengde samenstelling vanuit cultuur, sport en scouting. De diverse achtergronden waren inspirerend en men gaf gemakkelijk een kijkje in elkaars keuken. En dat leverde veel tips op en leidt zeker tot samenwerking. Er is nieuwsgierigheid en enthousiasme om van en met elkaar te leren.

Tools en werkvormen

Kenniscentrum Sport heeft een blauwdruk gemaakt van een avond waarop je met verschillende besturen uit jouw omgeving samen dit onderzoek bespreekt. En bekijkt wat de waarde ervan is voor het functioneren van jouw bestuur. Bijlage 1. Voorbeeld Avondprogramma Passend besturen, evenals een Bijlage 2. power point passend besturen. Voor een goed begrip van de beide bestuursstijlen ontwikkelden we Bijlage 3. bestuursprofielen en werkvormen, waarmee je jouw stijl van werken kunt bespreken.

Meer informatie

• In de Kennisbank Sport en Bewegen kun je het volledige rapport downloaden.
• Meer lezen? Vind ook andere publicaties over besturen in sportverenigingen in de Kennisbank Sport en Bewegen.